Informativa per i candidati

Trudi S.p.A. con sede legale in via Vincenzo Gioberti n.1, 20123, Milano e sede amministrativa in via Angeli A., 150, 33017, Tarcento (UD) (“Trudi”, “Società” o “Titolare”), si impegna per tutelare la privacy dei candidati che inviano a Trudi le proprie candidature. Questo documento (“Informativa”) è stato redatto al fine di consentirti di comprendere in che modo i tuoi Dati Personali, come più sotto definiti, saranno trattati da Trudi.

La presente Informativa è resa nei confronti di soggetti interessati che si candidano per l’assunzione o per prestare la propria collaborazione presso Trudi, via e-mail o tramite i canali social network della Società (es. LinkedIn) o altri portali utilizzati dalla Società per la ricerca e selezione del personale.

In generale, ogni informazione o Dato Personale che fornirai a Trudi, nell’ambito della finalità di ricerca e selezione del personale, sarà trattato secondo i principi, internazionalmente riconosciuti, di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.

1. Titolare del trattamento
Trudi, come identificato all’inizio dell’Informativa, è il Titolare del trattamento relativamente a tutti i Dati Personali che sono trattati nell’ambito del processo di selezione.

2. I dati personali oggetto di trattamento
Ti informiamo che Trudi tratterà i tuoi Dati Personali, che potranno essere costituiti da un identificativo come il tuo nome, cognome e le tue generalità, i tuoi dettagli
professionali/lavorativi (ad es. università frequentata, conoscenza delle lingue straniere, qualifiche professionali, aspettative del candidato e luogo di lavoro desiderato, link ai tuoi profili professionali sui social network, ecc.), i tuoi dati di contatto, la tua foto nonché la tua cover letter.

Trudi potrà valutare, anche se non li avrai indicati nella candidatura, i tuoi profili professionali sui social network (ad es. LinkedIn) o siti professionali a te riferibili, se pubblicamente accessibili, per avere ulteriori informazioni utili a valutare la tua compatibilità con la posizione per cui ti candidi. Inoltre, nel corso del processo di selezione, Trudi potrebbe venire a conoscenza di ulteriori informazioni personali che ti riguardano (ad es. le tue abilità lavorative, la tua attitudine a ricoprire la posizione ricercata).

Categorie particolari di dati personali (art. 9(1) del Regolamento)
Attraverso il tuo CV potresti comunicare Dati Personali appartenenti a categorie particolari, ad esempio se indichi di appartenere a categorie protette. Potresti inoltre fornire a Trudi alcune informazioni che, consapevolmente o meno, potrebbero contenere Dati Personali, fra cui alcune categorie sensibili di Dati Personali, come dati idonei a rivelare l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona.

Non è intenzione del Titolare trattare tale tipologia di dati personali. Pertanto, il Titolare ti invita a non comunicarli se non necessario ai fini dell’instaurazione del rapporto di lavoro, anche tenuto conto delle particolari mansioni e/o delle specificità del tuo profilo professionale. Nel caso in cui tu fornisca spontaneamente all’interno del suo CV tali dati personali, il trattamento avverrà se e nella misura in cui risulti effettivamente necessario da parte della Società così come previsto nell’autorizzazione generale pro tempore vigente del Garante per la protezione
dei dati personali; ove il loro trattamento non sia necessario ai fini della tua valutazione e instaurazione del rapporto di lavoro, Trudi si asterrà dal loro trattamento.

Inoltre, è possibile che tu comunichi a Trudi diverse tipologie di informazioni che potrebbero fare riferimento a dati personali di altre persone (ad es. contatti di referenze).

Rispetto a tali ipotesi, ci assicuri la correttezza e pertinenza di tali informazioni, assumendoti tutti gli obblighi e le responsabilità di legge. In tal senso, conferisci sul punto la più ampia manleva rispetto ad ogni contestazione, pretesa, richiesta di risarcimento del danno da trattamento, ecc. che dovesse pervenire a Trudi da terzi soggetti i cui Dati Personali siano stati trattati in violazione delle norme sulla tutela dei dati personali applicabili. In ogni caso, qualora fornissi o in altro modo trattassi dati personali di terzi, garantisci fin da ora – assumendotene ogni connessa responsabilità – che tale particolare ipotesi di trattamento si fonda sul consenso di tale terzo interessato o su un’altra idonea base giuridica che legittima il trattamento delle informazioni in questione.

3. Finalità del trattamento. Basi legali e natura del conferimento
Trudi utilizzerà i tuoi Dati Personali per le seguenti finalità:

• esaminare le domande dei candidati al fine di un eventuale contatto e in generale per la gestione delle procedure di selezione del personale (“Recruitment“);
• assolvere ad obblighi di legge che impongono a Trudi la raccolta e/o l’ulteriore elaborazione di determinati tipi di Dati Personali (“Compliance”);
• per razionalizzare e ottimizzare i processi di selezione attraverso la conservazione del tuo CV ove valutato positivamente anche a seguito di un colloquio a cui non ha fatto seguito una tua assunzione (“Ottimizzare il Processo di Selezione”).

4. Base legale e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento
Le basi legali utilizzate da Trudi per trattare i tuoi Dati Personali, secondo le finalità indicate nel precedente paragrafo 3, sono le seguenti:

• Recruitment: il trattamento per questa finalità serve a Trudi per poter prendere in
  considerazione la tua candidatura e, quindi, è necessario per poter avviare il processo di selezione al fine di offrirti, eventualmente, una posizione lavorativa. Non è obbligatorio fornire a Trudi i tuoi Dati Personali per questa finalità, ma in caso contrario non sarà possibile prendere in considerazione la tua candidatura. Qualora volessi fornire categorie speciali di Dati Personali (es. dati inerenti alla salute, religione ecc.), il trattamento di tali dati avverrà se e nella misura in cui sia necessario e in conformità dell’autorizzazione pro tempore vigente in materia di protezione dei dati personali, ovvero solo se strettamente necessario per esaminare la tua candidatura ovvero ai fini dell’instaurazione di un rapporto di lavoro.
• Compliance: il trattamento per questa finalità è necessario per Trudi al fine di assolvere eventuali obblighi di legge. Quando fornisci dei Dati Personali a Trudi, dovranno essere trattati secondo la normativa applicabile, il che potrebbe comportare la loro conservazione e comunicazione alle Autorità per obblighi contabili, fiscali o di altra natura.
• Ottimizzare il Processo di Selezione: la base giuridica del trattamento per questa finalità è il legittimo interesse del Titolare che ritiene di poter trattare, in particolare, conservare i Dati Personali dei candidati non ancora intervistati ma valutati positivamente come pure dei candidati che abbiano sostenuto un colloquio non seguito da assunzione purché sempre valutati in modo positivo, in base al proprio legittimo interesse a garantire la propria efficienza organizzativa e l’ottimizzazione dell’attività di chi si occupa della ricerca e selezione del personale in Trudi. A tal fine, Trudi intende conservare i tuoi Dati Personali e in particolare il tuo CV per 24 mesi dal conferimento e utilizzarli per considerare i candidati per posizioni lavorative diverse per le quali hanno sostenuto un colloquio, oppure rivalutare, in un secondo momento, un profilo potenzialmente interessante ma conservato per non sufficiente compatibilità con le necessità aziendali attuali o, ancora, ricontattare dei candidati valutati positivamente ma che avevano scartato un’offerta di lavoro per non compatibilità delle proprie esigenze con quanto offerto da Trudi. Al termine di tale periodo i tuoi Dati Personali saranno cancellati, ferma la tua facoltà di opporti in ogni momento.

I tuoi Dati Personali non saranno oggetto di un processo decisionale automatizzato di cui all’art.
22 del Regolamento né di profilazione.

5. Destinatari dei Dati Personali
I tuoi Dati Personali potranno essere condivisi con i soggetti indicati di seguito (i “Destinatari”):

• soggetti che agiscono tipicamente in qualità di Responsabili del trattamento per Trudi (ad esempio società incaricate della ricerca e selezione del personale);
• soggetti con i quali sia necessario interagire per funzionalità informatiche (ad esempio gli hosting provider o i fornitori di piattaforme per l’invio di mail) ove necessario per le finalità di cui sopra (ad esempio, per archiviare il tuo CV o contattarla per un colloquio);
• soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica (inclusa la manutenzione degli apparati di rete e delle reti di comunicazione elettronica);
• persone autorizzate da Trudi al trattamento di Dati Personali necessario a svolgere attività per conto di Trudi, che si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza (es. i dipendenti di Trudi);
• soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i tuoi Dati Personali per finalità di Compliance, o per ordini delle Autorità.

6. Trasferimenti dei Dati Personali
Il Titolare non trasferisce i tuoi Dati Personali al di fuori dello Spazio Economico Europeo in assenza di garanzie adeguate. Trudi assicura che eventuali trasferimenti verso Paesi terzi (ad esempio, in caso di utilizzo delle funzionalità di LinkedIn) avverranno nel rispetto della normativa applicabile. Invero, i trasferimenti si potranno basare su una decisione di adeguatezza o sulle Standard Contractual Clauses (SCC) approvate dalla Commissione Europea. Maggiori informazioni sono disponibili presso Trudi scrivendo a privacy@trudi.it

7. Conservazione dei Dati Personali
I Dati Personali trattati per la finalità di Recruitment saranno conservati da Trudi per il periodo strettamente necessario al perseguimento delle finalità sopraindicate; qualora la tua candidatura venga valutata positivamente è possibile che i tuoi Dati Personali vengano conservati per Ottimizzare il Processo di Selezione per un periodo non superiore a 24 (ventiquattro) mesi dal ricevimento del curriculum vitae.

I Dati Personali trattati per la finalità di Compliance saranno conservati da Trudi per il periodo previsto da specifici obblighi legali o dalla normativa applicabile.

8. Diritti dell’interessato
Hai il diritto di chiedere a Trudi, in qualunque momento:

• L’accesso ai tuoi Dati Personali, (o una copia di tali Dati Personali), nonché ulteriori informazioni sui trattamenti in corso su di essi;
• la rettifica o l’aggiornamento dei tuoi Dati Personali trattati da Trudi, laddove fossero incompleti o non aggiornati;
• la cancellazione dei tuoi Dati Personali dai database di Trudi;
• la limitazione del trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di Trudi;
• di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo
  automatico i Dati Personali che ti riguardano;

nonché puoi

• opporti al trattamento dei tuoi Dati Personali da parte di Trudi;
• revocare il tuo consenso.

Puoi esercitare i tuoi diritti scrivendo a: privacy@trudi.it

In ogni caso hai sempre diritto di rivolgerti all’Autorità di Controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali) qualora ritieni che il trattamento dei tuoi Dati Personali sia contrario alla normativa in vigore.

Informativa candidati – v. 1 del 15/03/2023